El contenido del artículo sintetiza tres enfoques de consultoras reconocidas globalmente con relacion a implementaciones no adecuadas de sistemas CMMS, aunque el racional aplica para otros tipos de software. La experiencia propia de C9Businessolution en la implementación de este tipo de software, revalida los enfoques presentados al igual que los riesgos asociados, sin ser estos los único a mitigar.

Enfoque 1

1. Falta de Enfoque Estratégico: Las empresas a menudo abordan la implementación de un CMMS como un proyecto técnico de un área específica, sin tener una visión holística de las prioridades de negocio, la confiabilidad y la sostenibilidad operativa. Esto puede llevar a una desconexión entre la perspectiva informática del sistema y la realidad operativa. Se debe crear un plan estratégico que conecte las necesidades del negocio integralmente, no particularmente.

2. Falta de Liderazgo Efectivo y Compromiso: El liderazgo es esencial para fomentar la propiedad y el compromiso durante la implementación. Se sugiere establecer una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) con un líder de alto nivel que reporte a nivel jerárquico alto para guiar el esfuerzo y mantener a todo el equipo alineado. Sin el apoyo visible de la alta dirección, el proyecto puede perder tracción.

3. Priorización Ineficaz de Iniciativas: Tener demasiadas iniciativas simultáneamente puede dispersar los recursos. Es fundamental priorizar los proyectos que generarán el mayor impacto en función del valor y facilidad de implementación, y eliminar proyectos en curso que no aportan valor. Un enfoque “todo es urgente” puede agotar recursos y socavar la transformación

4. Falta de Recursos y Habilidades: Un desafío común es no contar con suficientes personas capacitadas para manejar un entorno tan cambiante como la implementación de un CMMS. Se requiere un programa sólido de desarrollo de habilidades para asegurar que todos los miembros del equipo tengan las competencias necesarias, para generar el valor que se espera de los activos.

5. Falta de Gestión de Datos y Analítica Avanzada: Las estrategias como el mantenimiento predictivo pueden generar resultados valiosos, pero si no se planifican bien, pueden causar más problemas de los que resuelven. Altas tasas de falsos positivos en algoritmos predictivos pueden generar costos innecesarios y provocar pérdidas en lugar de ahorros. Se debe primero caminar para luego correr, entender primero la criticidad de los activos y los recursos disponibles para definir una estrategia que garantice ganancia de control sobre los activos más críticos, es uno de los primeros pasos.

Enfoque 2

1. Enfoque Reactivo en Lugar de Proactivo: Las implementaciones reactivas por cumplir metas o compromisos de variada índole pueden ser costosas e ineficientes. Esto no permite hacer una evaluación de la madurez del área y de conocer si la calidad de información es confiable, si el recurso humano esta preparado para el cambio y el nivel de adopción es positivo, o si se han evaluado los impactos internos y externos de la gestión. Disponer de los recursos necesarios en número y calidad es un factor crítico de éxito.

2. Datos Fragmentados y Mala Gestión de Datos: No tener una vista integrada y en tiempo real de los activos puede llevar a decisiones incorrectas. Se recomienda utilizar alternativas para recopilar datos confiables y actualizados para obtener una visión completa de todo lo que necesita la gestión como repuestos, tareas, instructivos, procedimientos, tiempos, frecuencias, etc.

3.Falta de Capacidades Técnicas y Recursos Adecuados: Muchas organizaciones no cuentan con las habilidades necesarias para implementar soluciones CMMS efectivamente. Es fundamental un programa de desarrollo de habilidades para asegurar que el equipo tenga las competencias necesarias.

4. Gestión de Cambio Organizacional: La resistencia al cambio es un desafío significativo. Crear una historia convincente sobre el cambio y obtener el compromiso de la alta dirección son aspectos cruciales para superar este riesgo. Definir claramente los objetivos de adopción del nuevo sistema, aspecto que, en un alto porcentaje de las implementaciones ni siquiera se tiene en cuenta.

5. Priorización de Iniciativas y Recursos Insuficientes: La ejecución simultánea de múltiples iniciativas puede agotar los recursos. Se requiere priorizar las iniciativas basándose en su alineación estratégica con los objetivos de negocio.

Enfoque 3

1. Alto Costo, Plazos no realistas, Poco valor agregado: Los proyectos de implementación de un CMMS pueden enfrentar sobrecostos y retrasos si no se gestionan adecuadamente. Es altamente recomendable un plan claro de objetivos, plazos realistas y más importante aún, una implementación impecable y sostenible, garantizando el valor agregado que espera la organización, la productividad, eficiencia y beneficios de la gestión.

2. Falta de Adopción por Parte de los Usuarios: La falta de aceptación y comprensión del nuevo sistema puede conducir a un uso ineficiente. Se sugiere una estrategia de capacitación efectiva para garantizar la adopción de las soluciones.

3. Incompatibilidad con Procesos Existentes: La falta de alineación entre una nueva solución CMMS y los procesos actuales puede generar desafíos operativos. Realizar un mapeo y entendimiento de procesos detallado antes de la implementación y confrontar con el nuevo escenario es fundamental para evitar riesgos en la continuidad de la gestión y su impacto en la operación.

4. Gobernanza y Liderazgo Débil: Un equipo directivo fuerte, con un PMO liderado por un profesional sénior, es esencial para asegurar el éxito de la implementación.

5. Desafíos Técnicos y Complejidad del Sistema: La alta complejidad técnica de las soluciones CMMS puede requerir un enfoque en la arquitectura y la integración adecuada con los procedimientos y sistemas existentes. La implementación de un sistema CMMS se entiende con un mayor nivel de evolución para la gestión y por lo tanto de las expectativas del valor agregado esperado.

Nota: Agradecimientos especiales a las muy reconocidas fuentes de información que han contribuido a la creación de este contenido. Valoramos profundamente su trabajo y compromiso con la difusión de información valiosa